Fundo Escuro                         
                                                 
Maximize your meetings

Key notes about meetings

Meetings can be a way to find solutions  or to follow up company administrative questions.The problem is that many of them aren’t working properly.
Here are some key points about meetings to improve their effectiveness.

1 - Define the purpose of the meeting
Every meeting should have a clear purpose. Many meeting result improdutive because they try to achieve many things at the same time. Often, the purpose of a meeting is something that can be solved by emailing people. Make sure you state the purpose of the meeting and start by reassuring it verbally when starting the meeting.

2 - Invite only key people for a meeting.
Many meetings involve people who aren’t decisive for the meting target. If the meeting involves decisions, then invite only people who have power in the decision making process. If one or more of these key people can’t  attend, it is better to postpone the meeting date.

3 – Set a time schedule , prepare an agenda and follow then strictliy.
If you don’t have an agenda and time schedule, don’t schedule a meeting. It would be wasting your time.
Using a clear agenda is a proven method for planning, tracking and conducting the meeting progress.

4 – Stick to the agenda.
Any lateral discussion should be done offline and discussed later. Keep tracking and focused discussion on the meeting purpose.

5 – End the meeting with a summary of the results , and follow up.
Conclude the meeting by summarizing the decisions made and make sure the meeting target was achieved.
Follow up with a writing meting brief, and this document will be a starting point if the subjects decided have to be revised.

 

 

Anotações chave sobre reuniões
Reuniões pode ser um modo de encontrar soluções , ou seguir as questiões administrativas de empresas.
O problema é que muitas delas não fincionam adequadamente.
Aqui estão alguns pontos chave para aumentar a efetividade.

1 - Defina o proposito da reunião.
Toda reunião deve ter um proposito claro. Muitas reuniçoes resulatam improdutivas porque tentam realizar muitas coisas ao mesmo tempo. Com frequencia, o proposito da renião é algo que pode ser resolvido por email. Assegure-se de afirmar o proposito da reunião e torne inicie reafirmando verbalmente o proposito ao iniciar uma reunião.

2- Convide só pessoas chave para uma reunião.
Muitas reuniões envolvem pessoas que não são decisivas para o alvo de reunião. Se uma renião envolve decisões, convide pessoas que tem poder decisorio no processo. Se uma dessas pessoas nãopuder comparecer é melhor adiar essa reunião.

3- Determine um tempo limite, prepare uma agenda e atenha-se a ela.
Se você nãp tem uma agenda e uma tabela de tempo, não programe uma reunião.Seria desperdicio de tempo. Usar uma agenda clara é um modo comprovado de planejamento, seguimento e condução do progressso de uma reunião.

4 - Grude na agenda.
Qualquer discussão lateral deve ser feita fora da reunião e discutida mais tarde. Continue acompanhando e focalizando no proposito da reunião.

5 - Termine com um sumario dos resultados, e siga isso.
Conclua uma reunião com um breve resumo e certifique-se que a alvo foi atingido.
Acompanhe com um resumo escrito da reunião, e este documento será o ponto de partida se algo tiver que ser revisado.