Key notes about meetings
Meetings can be a way to find solutions
or to follow up company administrative questions.The problem is
that many of them aren’t working properly.
Here are some key points about meetings to improve their effectiveness.
1-
Define the purpose of the meeting
Every meeting should have a clear purpose. Many meeting result improdutive
because they try to achieve many things at the same time. Often, the
purpose of a meeting is something that can be solved by emailing people.
Make sure you state the purpose of the meeting and start by reassuring it
verbally when starting the meeting.
2-
Invite only key people for a meeting
Many meetings involve people who aren’t decisive for the meting target.
If the meeting involves decisions, then invite only people who have power
in the decision making process. If one or more of these key people can’t
attend, it is better to postpone the meeting date.
3- Set a time schedule,prepare an agenda anda follow
it strictly If you don’t have an agenda and time schedule, don’t schedule a meeting.
It would be wasting your time.
Using a clear agenda is a proven method for planning, tracking and conducting
the meeting progress.
4-
Stick to the agenda.
Any lateral discussion should be done offline and discussed later. Keep
tracking and focused discussion on the meeting purpose.
5- End the meeting with a summary of the results,
and follow up
Conclude
the meeting by summarizing the decisions made and make sure the meeting
target was achieved.
Follow up with a writing meting brief, and this document will be a starting
point if the subjects decided have to be revised.
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Anotações chave sobre reuniões
Reuniões pode ser um modo de encontrar soluções , ou seguir as questões
administrativas de empresas.
O problema é que muitas delas não funcionam adequadamente.
Aqui estão alguns pontos chave para aumentar a efetividade.
1- Defina o proposito da reunião
Toda reunião deve ter um proposito claro. Muitas reuniões resultam improdutivas
porque tentam realizar muitas coisas ao mesmo tempo. Com frequencia, o
proposito da reunião é algo que pode ser resolvido por email. Assegure-se
de afirmar o proposito da reunião e inicie reafirmando verbalmente o proposito
ao iniciar uma reunião.
2- Convide só pessoas chave para uma reunião
Muitas reuniões envolvem pessoas que não são decisivas para o alvo de
reunião. Se uma reunião envolve decisões, convide pessoas que tem poder
decisório no processo. Se uma dessas pessoas não puder comparecer é
melhor adiar essa reunião.
3- Determine um tempo limite,prepare uma
agenda e atenha-se a ela.
Se você não tem uma agenda e uma tabela de tempo, não programe uma
reunião.Seria desperdicio de tempo. Usar uma agenda clara é um modo
comprovado de planejamento, seguimento e condução do progressso de uma
reunião.
4- Grude na agenda
Qualquer discussão lateral deve ser feita fora da reunião e discutida
mais tarde. Continue acompanhando e focalizando no proposito da reunião.
5- Termine com um sumário dos resultados, e faça
um acompanhamento
Conclua uma reunião com um breve resumo e certifique-se que a alvo foi
atingido.
Acompanhe com um resumo escrito da reunião, e este documento será o
ponto de partida se algo tiver que ser revisado.
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